Definisi Perencanaan Enterprise Resource Planning (ERP)

Perencanaan Enterprise Resource Planning (ERP) mengacu pada jenis perangkat lunak yang digunakan organisasi untuk mengelola aktivitas bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko dan kepatuhan, dan operasi rantai pasokan. Rangkaian ERP lengkap juga mencakup manajemen kinerja perusahaan, perangkat lunak yang membantu merencanakan, menganggarkan, memprediksi, dan melaporkan hasil keuangan organisasi.

Sistem ERP mengikat banyak proses bisnis dan memungkinkan aliran data di antara mereka. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama organisasi dari berbagai sumber, sistem ERP menghilangkan duplikasi data dan memberikan integritas data dengan satu sumber kebenaran.

Saat ini, sistem ERP sangat penting untuk mengelola ribuan bisnis dari semua ukuran dan di semua industri. Bagi perusahaan-perusahaan ini, ERP sama pentingnya dengan listrik yang membuat lampu tetap menyala.

Dasar-dasar ERP

Sistem ERP dirancang di sekitar satu struktur data (skema) yang ditentukan yang biasanya memiliki database umum. Ini membantu memastikan bahwa informasi yang digunakan di seluruh perusahaan dinormalisasi dan berdasarkan definisi umum dan pengalaman pengguna. Konstruksi inti ini kemudian dihubungkan dengan proses bisnis yang digerakkan oleh alur kerja lintas departemen bisnis (misalnya keuangan, sumber daya manusia, teknik, pemasaran, operasi), sistem penghubung dan orang-orang yang menggunakannya. Sederhananya, ERP adalah kendaraan untuk mengintegrasikan orang, proses, dan teknologi di seluruh perusahaan modern.

Misalnya: pertimbangkan perusahaan yang membuat mobil dengan mendapatkan suku cadang dan komponen dari banyak pemasok. Itu bisa menggunakan sistem ERP untuk melacak permintaan dan pembelian barang-barang ini dan memastikan bahwa setiap komponen di seluruh proses pengadaan-untuk-pembayaran menggunakan data seragam dan bersih yang terhubung ke alur kerja perusahaan, proses bisnis, pelaporan, dan analitik. Ketika ERP diterapkan dengan benar di perusahaan manufaktur otomotif ini, sebuah komponen, misalnya, “bantalan rem depan,” secara seragam diidentifikasi dengan nama bagian, ukuran, bahan, sumber, nomor lot, nomor bagian pemasok, nomor seri, biaya, dan spesifikasi , bersama dengan sejumlah besar item deskriptif dan berdasarkan data lainnya. Karena data adalah sumber kehidupan setiap perusahaan modern, ERP memudahkan untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisis, dan mendistribusikan informasi ini ke setiap individu dan sistem yang membutuhkannya untuk memenuhi peran dan tanggung jawab mereka dengan sebaik-baiknya.

ERP juga memastikan bahwa bidang data dan atribut ini dimasukkan ke akun yang benar di buku besar perusahaan sehingga semua biaya dilacak dan diwakili dengan benar. Jika bantalan rem depan disebut “rem depan” dalam satu sistem perangkat lunak (atau mungkin satu set spreadsheet), “bantalan rem” di sistem lain, dan “bantalan depan” di sistem ketiga, akan sulit bagi perusahaan manufaktur otomotif untuk mencari tahu berapa banyak yang dihabiskan setiap tahun untuk bantalan rem depan, dan apakah harus mengganti pemasok atau bernegosiasi untuk harga yang lebih baik.

Prinsip ERP utama adalah pengumpulan data terpusat untuk distribusi yang luas. Alih-alih beberapa database mandiri dengan inventaris spreadsheet terputus yang tak ada habisnya, sistem ERP membuat kekacauan sehingga semua pengguna — dari CEO hingga juru tulis hutang — dapat membuat, menyimpan, dan menggunakan data yang sama yang diperoleh melalui proses umum. Dengan penyimpanan data yang aman dan terpusat, setiap orang di organisasi dapat yakin bahwa datanya benar, terkini, dan lengkap. Integritas data terjamin untuk setiap tugas yang dilakukan di seluruh organisasi, mulai dari laporan keuangan triwulanan hingga satu laporan piutang yang belum dibayar, tanpa bergantung pada spreadsheet yang rawan kesalahan.

Nilai Bisnis ERP

Tidak mungkin untuk mengabaikan dampak ERP dalam dunia bisnis saat ini. Karena data dan proses perusahaan digabungkan ke dalam sistem ERP, bisnis dapat menyelaraskan departemen yang terpisah dan meningkatkan alur kerja, sehingga menghasilkan penghematan yang signifikan. Contoh manfaat bisnis tertentu meliputi:

• Wawasan bisnis yang ditingkatkan dari informasi waktu nyata yang dihasilkan oleh laporan
• Menurunkan biaya operasional melalui proses bisnis yang efisien dan praktik terbaik
• Kolaborasi yang ditingkatkan dari pengguna yang berbagi data dalam kontrak, daftar permintaan, dan pesanan pembelian
• Peningkatan efisiensi melalui pengalaman pengguna yang sama di banyak fungsi bisnis dan proses bisnis yang terdefinisi dengan baik
• Infrastruktur yang konsisten dari back office hingga front office, dengan semua aktivitas bisnis memiliki tampilan dan nuansa yang sama
• Tingkat adopsi pengguna yang lebih tinggi dari pengalaman dan desain pengguna yang umum
• Mengurangi risiko melalui peningkatan integritas data dan kontrol keuangan
• Menurunkan biaya manajemen dan operasional melalui sistem yang seragam dan terintegrasi

Sejarah Singkat ERP

Dari Kartu Kertas hingga Perangkat Seluler

Sejarah ERP sudah ada sejak lebih dari 100 tahun yang lalu. Pada tahun 1913, insinyur Ford Whitman Harris mengembangkan apa yang kemudian dikenal sebagai model kuantitas pesanan ekonomi (EOQ), sistem manufaktur berbasis kertas untuk penjadwalan produksi. Selama beberapa dekade, EOQ menjadi standar untuk manufaktur. Pembuat alat Black dan Decker mengubah permainan pada tahun 1964 ketika menjadi perusahaan pertama yang mengadopsi solusi perencanaan kebutuhan material (MRP) yang menggabungkan konsep EOQ dengan komputer mainframe.

MRP tetap menjadi standar manufaktur sampai perencanaan sumber daya manufaktur (disebut MRP II) dikembangkan pada tahun 1983. MRP II menampilkan “modul” sebagai komponen arsitektur perangkat lunak utama, dan komponen manufaktur inti terintegrasi termasuk pembelian, tagihan bahan, penjadwalan, dan manajemen kontrak. Untuk pertama kalinya, tugas manufaktur yang berbeda diintegrasikan ke dalam sistem yang sama. MRP II juga memberikan visi yang menarik tentang bagaimana organisasi dapat memanfaatkan perangkat lunak untuk berbagi dan mengintegrasikan data perusahaan dan meningkatkan efisiensi operasional dengan perencanaan produksi yang lebih baik, mengurangi inventaris, dan mengurangi limbah (skrap). Seiring perkembangan teknologi komputer selama tahun 1970-an dan 1980-an, konsep yang mirip dengan MRP II dikembangkan untuk menangani aktivitas bisnis di luar manufaktur, menggabungkan keuangan, manajemen hubungan pelanggan, dan data sumber daya manusia. Pada tahun 1990, analis teknologi memiliki nama untuk kategori baru perangkat lunak manajemen bisnis ini — perencanaan sumber daya perusahaan.

ERP’s Past: 1990s to the New Millennium

Dari On Premises ke Cloud
Dari tahun 1990-an hingga awal abad kedua puluh satu, adopsi ERP berkembang pesat. Pada saat yang sama, biaya penerapan sistem ERP mulai naik. Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan perangkat lunak biasanya di tempat perusahaan, dengan mesin besar di ruang server. Baik lisensi perangkat keras dan perangkat lunak membutuhkan investasi modal dan disusutkan selama 5 hingga 10 tahun. Selain itu, organisasi hampir selalu ingin menyesuaikan sistem ERP mereka agar sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka, yang memerlukan biaya tambahan untuk konsultan dan pelatihan perangkat lunak.

Sementara itu, teknologi ERP berkembang untuk merangkul internet, dengan fitur dan fungsionalitas baru seperti analitik tertanam. Seiring berjalannya waktu, banyak organisasi menemukan bahwa sistem ERP di tempat mereka tidak dapat mengikuti tuntutan keamanan modern atau teknologi baru seperti ponsel cerdas.

Cloud ERP — Model Pengiriman ERP Baru

Perangkat Lunak sebagai Layanan (Wallpost)

Masuk ke cloud — khususnya, model pengiriman Wallpost Software untuk ERP. Saat perangkat lunak ERP dikirimkan sebagai layanan di awan, perangkat lunak tersebut berjalan di jaringan server jarak jauh, bukan di dalam ruang server perusahaan. Penyedia cloud menambal, mengelola, dan memperbarui perangkat lunak beberapa kali dalam setahun — bukan peningkatan yang mahal setiap 5 hingga 10 tahun dengan sistem lokal. Cloud dapat mengurangi biaya operasional (OpEx) dan biaya modal (CapEx) karena menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk membeli perangkat lunak dan perangkat keras, atau mempekerjakan staf TI tambahan. Sumber daya ini malah dapat diinvestasikan dalam peluang bisnis baru, dan organisasi selalu mengikuti perkembangan perangkat lunak ERP terbaru. Karyawan dapat mengalihkan fokus mereka dari mengelola IT ke tugas yang memiliki nilai tambah seperti inovasi dan pertumbuhan

7 Alasan untuk pindah ke Solusi Cloud ERP

Untuk bisnis, menghentikan sistem milik sendiri dan beralih sepenuhnya ke cloud sekaligus tidak mungkin — atau paling tidak, itu bukan sesuatu yang nyaman mereka lakukan. Sementara itu, tetap berada di jalur dan mengabaikan semua keuntungan dari perencanaan sumber daya perusahaan sebagai solusi cloud juga bukan lagi merupakan jalur yang ideal. Mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi cloud untuk menggantikan atau menambah sistem lokal Anda?

1. Siap mengadopsi teknologi Wallpost yang baru dan berkembang

Teknologi generasi berikutnya, seperti kecerdasan buatan (AI), membantu sistem berbasis cloud dengan cepat meningkatkan kemampuannya tanpa perlu pembaruan berkala, tidak seperti sistem lawas Anda. Sekarang, tanpa masukan tambahan atau baru dari pengguna akhir, sistem ERP secara signifikan menjadi lebih mudah untuk dikelola dan digunakan.

2. Tingkatkan nilai Sistem ERP Anda yang sudah ada

Menambahkan dan mengintegrasikan perangkat lunak lama dengan aplikasi cloud dapat melengkapi, menyempurnakan, dan melengkapi tugas-tugas penting. Pendekatan ini dapat memberikan kehidupan baru ke dalam sistem ERP lama, memberikan peluang besar bagi bisnis untuk mulai mengadopsi kemampuan cloud.

3. Akses teknologi baru

Menemukan aplikasi cloud yang melengkapi modul perangkat lunak ERP lama Anda memungkinkan Anda segera memanfaatkan kemajuan teknologi baru dengan cepat dan meningkatkan paradigma pengguna. Ini menyediakan sistem pelengkap yang memberikan kemampuan dan nilai bisnis langsung tanpa perubahan mendasar dalam operasi Anda.

4. Kurangi ketergantungan pihak ketiga

Pelaporan dan analitik untuk sistem lama biasanya memerlukan keterlibatan dari vendor pihak ketiga untuk menghasilkan kecerdasan bisnis operasional. Menggunakan aplikasi cloud dari vendor ERP lama Anda sering kali menghasilkan kecerdasan yang sama atau lebih baik tanpa memerlukan hubungan vendor tambahan.

5. Kembangkan sistem keuangan Anda

Sistem lawas tidak pernah dimaksudkan sebagai mesin pelaporan modern. Teknologi berbasis cloud lahir dalam dekade terakhir dan dikembangkan, sebagai prinsip inti, dengan pola pikir dan pemahaman yang sama sekali berbeda tidak hanya tentang apa yang mungkin tetapi apa yang dibutuhkan agar berhasil untuk platform ERP.

6. Sumber daya keamanan yang lebih kuat

Penyedia layanan solusi cloud memiliki tim besar dan penuh waktu yang secara eksklusif berdedikasi untuk secara proaktif memantau dan selalu mengikuti perkembangan masalah dan ancaman keamanan cloud, 24 jam sehari.

7. Menarik bakat yang dibutuhkan

Generasi pekerja muda berikutnya telah tumbuh dengan teknologi mulus yang mobile, mudah digunakan, dan selalu aktif. Tidak ada perusahaan yang terus mengandalkan teknologi milik sendiri yang dapat merekrut talenta terbaik, berapa pun usianya.